Política de tratamiento de datos personales

Política de tratamiento de datos personales

Esta Política de Tratamiento de Datos Personales explica las medidas que tomamos en MILL S.A.S para
asegurar su información personal y los procedimientos que seguimos frente a la recopilación, uso y
divulgación de su información personal.

I.INFORMACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: La persona jurídica que directamente o en asocio
con otros, toma las decisiones sobre las Bases de Datos y el tratamiento que se les da a las mismas es:
Razón Social MILL S.A.S
Número de Identificación Tributaria 901.081.274-6
Dirección-Domicilio: Calle 21 N # 8 N 21 de Cali, Valle del Cauca
Teléfono: 571- 4327927; 572- 6084848
Oficial de Privacidad Líder de tecnología
E-mail: soporte@mill.com.co
Sitio WEB: https://www.mill.com.co

II. APLICACIÓN Y MARCO REGULATORIO: Fundamentados en el artículo 15 de la Constitución Política de
Colombia, en la Ley 581 de 2012 y en los Decretos reglamentarios 1377 de 2013 y 886 de 2014- hoy contenidos
en los capítulos 25 y 26 del Decreto Único 1074 de 2015, que desarrollaron el marco general de protección de
datos en Colombia, MILL S.A.S., ha implementado la presente Política de Tratamiento de Datos personales por
la cual se regirán todas las áreas de compañía y los terceros a quienes se encargue el tratamiento de datos
personales suministrados a MILL S.A.S. con el fin de respetar todos los derechos y garantías en cuanto a
privacidad de los titulares sobre los que tratamos datos personales y cumplir los parámetros establecidos en
las normas mencionadas.

III GLOSARIO DE PALABRAS: Las siguientes palabras contenidas en las Política de tratamiento de Datos
Personales de MILL S.A.S. deberán entenderse en el siguiente sentido:
Aviso de Privacidad: Es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, generado por MILL S.A.S,
dirigido al titular para informarle que le serán aplicables la presente Política de Tratamiento de Datos
Personales, cómo puede conocer su contenido, y qué finalidad se dará a sus Datos Personales.
Base Datos: Es el conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de Tratamiento, e incluye archivos
físicos, electrónicos y automatizados.
Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales
determinadas o determinables.
Dato Sensible: Aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su
discriminación, tales como aquello que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones
religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que
promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos
políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Encargado del Tratamiento de datos personales: son las personas naturales o jurídicas que por sí mismas o
en asocio con otros, realicen el tratamiento de datos personales por cuenta de MILL S.A.S.
Responsable del Tratamiento de datos personales: MILL S.A.S. actúa como responsable frente a todos los
datos personales sobre los cuales decida directamente qué tratamiento les dará según las autorizaciones
otorgadas por los Titulares.
Titular de datos personales: persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento por parte
MILL S.A.S.
Las personas que podrán ejercer los derechos establecidos en la Ley son:

1. El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le
ponga a disposición MILL S.A.S
2. Sus causahabientes quienes deberán acreditar dicha calidad.

 

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3. Los representantes en caso de que el titular sea menor de edad o por medio de apoderado previa
acreditación de la representación o apoderamiento.
4. Por estipulación a favor de otro o para otro.
Tratamiento de Datos personales: es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre los datos
personales que realice MILL S.A.S o los encargados por cuenta de la empresa tales como la recolección,
almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transferencia de datos personales: ocurrirá cuando MILL S.A.S y/o los encargados envíen los Datos personales
a un receptor que a su vez es responsable del tratamiento que puede estar ubicado en Colombia o en el
exterior.
Transmisión de Datos Personales: es la comunicación de los datos personales a un encargado del tratamiento,
dentro o fuera de Colombia con el propósito que éste realice un tratamiento por cuenta de MILL S.A.S.
Oficial de Privacidad: persona designada por MILL S.A.S que tiene como funciones entre otras, la protección
de los datos personales de los titulares, la vigilancia y control de la operación de la presente Política de
Tratamiento de Datos Personales y dar trámite a las solicitudes de los titulares que quieran ejercer los
derechos a que se refiere la Ley 1581 de 2013 y el presente documento. El oficial de privacidad podrá tener
otros cargos dentro o fuera de MILL S.A.S siempre y cuando cumpla cabalmente con las funciones
encomendadas mediante contrato, manual de funciones del oficial de privacidad o la Ley 1581 de 2012.
IV.- FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES: Se entiende por finalidad el propósito para
el cual han sido recolectados los datos de las personas. El tratamiento y la finalidad que se dé a los datos
personales por parte de MILL S.A.S. y/o los encargados deberán ser los establecidos en la respectiva
autorización otorgada por el Titular.
Algunas de las finalidades generales que se da a los Datos Personales tratados por MILL S.A.S., dependiendo
de la autorización otorgada por sus titulares son:
1. Proveedores
a. Gestión contable, fiscal y administrativa: (i) Gestión de cobros y pagos; (ii) Gestión de
facturación; (iii) Gestión de certificaciones; (iv) Gestión de Proveedores; (v)Gestión económica y
contable;
b. Finalidades Varias: (i) Fines históricos, científicos o estadísticos
2. Compradores finales y usuarios de la Plataforma
a. Finalidades Varias: (i) Fidelización de clientes; (ii) Atención al cliente (PQR); (iii) Fines históricos,

científicos o estadísticos; (iv) Remisión de información relacionada con la plataforma de e-
learning o con el objeto social de MILL S.A.S.

b. Gestión contable, fiscal y administrativa: (i) Gestión administrativa; (ii) Gestión de clientes; (iii)
Gestión de cobros y pagos; (iv) Gestión de facturación (según el caso); (v) Gestión fiscal
c. Publicidad y prospección comercial: (i) Análisis de perfiles; (ii) Encuestas de opinión: (iii)
Prospección comercial; (iv) Publicidad propia; (v) Segmentación de mercados
3. Empleados, exempleados y candidatos
a. Recursos Humanos: (i) Gestión de nómina; (ii) Gestión personal; (iii) Prestaciones sociales; (iv)
Prevención de riesgos laborales; (v) Fines históricos, científicos o estadísticos

V. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES: Los titulares de los Datos Personales registrados
en las Bases de Datos de MILL S.A.S. tienen los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales. Estos derechos los podrán ejercer entre otros,
frente a Datos Personales parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o
aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado por él.

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b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a MILL S.A.S. salvo cuando se exceptúe expresamente
como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581
de 2012.
c) Ser informado por MILL S.A.S. o el encargado del Tratamiento previa solicitud respecto del uso que
se ha dado a sus Datos Personales.
d) Acceder en forma gratuita al menos cada mes calendario, a sus Datos Personales que hayan sido
objeto de tratamiento.
e) Solicitar a MILL S.A.S. la revocatoria de la autorización y/o la supresión de sus Datos Personales
mediante presentación de reclamo escrito de conformidad con el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012
y con el Titulo VI de la Política de Tratamiento de Datos personales, en los siguientes casos:
1) Cuando considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y
obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.
2) Cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron
recolectados.
3) Cuando se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para el cual
fueron recolectados.

La supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por
el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por MILL S.A.S.
La revocación de la autorización o Supresión de los datos personales podrá solicitarse sobre la totalidad o
parte de los datos que comprenden la autorización otorgada de que trata el presente documento de Políticas
de Tratamiento de la información, más no respecto de los datos regulados al amparo de la Ley 1266 de 2008
y/o cualquiera otra norma que la adicione, modifique o derogue.
Excepciones al Derecho de revocatoria de la autorización y/o la supresión de Datos Personales
El derecho de cancelación de la información que repose en las bases de Datos de MILL S.A.S. no es absoluto
para los titulares de datos personales y MILL S.A.S. puede negar el ejercicio del mismo cuando:
a) El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
b) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones
fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
c)Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una
acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
Datos personales sensibles: En términos generales, MILL S.A.S. no realiza tratamiento de datos sensibles, sin
embargo, en casos excepcionales, podrá realizar el tratamiento de los mismos cuando:
a)El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que sea requerido el
otorgamiento de dicha autorización.
b)El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre juridicamente
incapacitado.En estos eventos, los representantes legales deberán autorizar.
c) El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio de un derecho en un
proceso judicial.
d) El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadísitica o científica. En este evento deberán adoptarse las
medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
Derecho de los Niños, Niñas y Adolescentes:
En términos generales, MILL S.A.S. no realiza tratamiento de datos personales de Niños, Niñas y Adolescentes,
sin embargo, en casos excepcionales, podrá realizar el tratamiento de los mismos siempre y cuando:
1. Se trate de datos de naturaleza pública.
2. El tratamiento realizado por MILL S.A.S. responda y respete el interés superior de los Niños, Niñas y
Adolescentes.

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3. El tratamiento realizado por MILL S.A.S. asegure el respeto de sus derechos fundamentales. Una vez
cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal de los niños, niñas y adolescentes otorgará
la autorización, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada
teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
VI. PROCEDIMIENTO DE CONSULTAS
1. Procedimiento de Consultas:
1.1.Derechos Garantizados: Mediante el presente procedimiento, MILL S.A.S. y/o los encargados, garantizan
a los titulares de datos personales contenidos en sus bases de datos o a sus causahabientes, el derecho de
consultar toda la información contenida en su registro individual o toda aquella que esté vinculada con su
identificación conforme se establece en el literal a)capitulo V de las presentes Políticas de Tratamiento de
Datos Personales.
1.2.Responsable de atención de consultas: El responsable de atender estas solicitudes será el Oficial de
privacidad de MILL S.A.S. quien recibirá y dará trámite a las solicitudes que se reciban, en los términos, plazos
y condiciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y en las presentes políticas.
1.3. Medios de Recepción de Solicitudes de consulta: El titular o sus causahabientes podrá remitir su consulta
a la dirección de correo: soporte@mill.com.co o, mediante presentación de solicitud escrita en nuestras
oficinas ubicadas en la Calle 21 N # 8 N 21 de Cali, Valle del Cauca.
1.4. Plazos de Respuesta a consultas: Las solicitudes recibidas mediante los anteriores medios, serán
atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo.
1.5. Prórroga del plazo de Respuesta: En caso de imposibilidad de atender la consulta dentro de dicho
término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora
y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días
hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
2. Procedimiento de Reclamos:
2.1. Derechos Garantizados mediante el procedimiento de reclamos:
2.1.1.Corrección o Actualización: MILL S.A.S. y/o los encargados, garantizan a los titulares de datos personales
contenidos en sus bases de datos o causahabientes, el derecho de corregir o actualizar los datos personales
que reposen en sus bases de datos, mediante presentación de reclamación, cuando consideren que se
cumplen los parámetros establecidos por la ley o los señalados en el literal a) Capítulo V de las presentes
Políticas de Tratamiento de Datos Personales para que sea procedente la solicitud de Corrección o
Actualización.
2.1.2.Revocatoria de la autorización o Supresión de los datos Personales: MILL S.A.S. y/o los Encargados,
garantizan a los titulares de datos personales contenidos en sus bases de datos o a sus causahabientes, el
derecho de solicitar la Revocatoria de la autorización o solicitar la supresión de la información contenida en
su registro individual o toda aquella que esté vinculada con su identificación cuando consideren que se
cumplen los parámetros establecidos por la ley o los señalados en el literal e) capítulo V de la presente Política
de Tratamiento de Datos Personales. Así mismo se garantiza el derecho de presentar reclamos cuando
adviertan el presunto incumplimiento de la ley 1581 de 2012 o de las presentes Políticas de tratamiento de
datos personales.
2.2.Responsable de atención de reclamos: El responsable de atender los reclamos presentados por los
titulares será el Oficial de Privacidad de MILL S.A.S. quien recibirá y dará trámite a los reclamos que se reciban,
en los términos, plazos y condiciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y en las presentes políticas.
2.3. Medios de Recepción y Requisitos legales de los Reclamos: El titular o sus causahabientes podrán
remitir su reclamación a la dirección de correo electrónico: soporte@mill.com.co o, mediante radicación
escrita en nuestras oficinas ubicadas en la Calle 21 N # 8 N 21 de Cali, Valle del Cauca.
Las reclamaciones presentadas deberán contener como mínimo la siguiente información:
2.3.1. Identificación del Titular;
2.3.2 Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo;
2.3.3 Dirección del Titular y/o sus causahabientes;

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2.3.4 Documentos que se quieran hacer valer.
2.4. Reclamación sin cumplimiento de Requisitos legales: En caso que la reclamación se presente sin el
cumplimiento de los anteriores requisitos legales, se solicitará al reclamante dentro de los cinco (5) días
siguientes a la recepción del reclamo, para que se subsane las fallas y presente la información o documentos
faltantes.
2.5. Desistimiento del Reclamos: Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el
solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
2.6. Recepción de reclamos que no correspondan a la empresa: En caso que MILL S.A.S. reciba un reclamo
dirigido a otra organización, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días habiles
e informará de la situación al reclamante.
2.7. Inclusión de leyenda en la base de datos: Recibida la reclamación de forma completa, en un término
máximo de dos (2) días hábiles contados desde la recepción,MILL S.A.S. incluirá en la base de datos donde se
encuentren los datos personales del Titular, una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo.
Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
2.8. Plazos de Respuesta a los Reclamos: El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días
hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.
2.9. Prorroga del plazo de Respuesta: Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término,
se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en
níngun caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
2.10. Procedimiento de Supresión de Datos Personales: En caso de resultar procedente la Supresión de los
datos personales del titular de la base de datos conforme a la reclamación presentada, MILL S.A.S., deberá
realizar operativamente la supresión del tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la
información, sin embargo, el Titular deberá tener en cuenta que en algunos casos cierta información deberá
permanecer en registros históricos por cumplimiemto de deberes legales de la organización por lo que
supresión versará frente al tratamiento activo de los mismos y de acuerdo a la solicitud del titular.
VII. TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES: En los casos que MILL S.A.S. envíe o transfiera
datos personales de titulares que reposan en sus bases de datos a otro país, deberá contar con la autorización
del titular de la información que es objeto de transferencia. Salvo que la ley diga lo contrario, es presupuesto
necesario la exitencia de dicha autorización para efectuar la circulación internacional de datos. En este
sentido, los obligados a cumplir esta política deberán verificar que se cuenta con la autorización previa,
expresa e inequívoca del títular que permita trasmitir sus datos personales. La transferencia internacional de
datos personales se realizará únicamente a terceros con quien MILL S.A.S. tenga vínculo contractual, comercial
y/o legal.
VIII. ACEPTACIÓN DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL: Los titulares de la
información que reposa en las bases de datos de MILL S.A.S. aceptan el tratamiento de sus datos personales,
conforme a los términos del presente documento y MILL S.A.S. podrá continuar realizando el tratamiento de
los datos para las finalidades descritas, si no ejercen su derecho de revocar o suprimir.
IX. OFICIAL DE PRIVACIDAD: De acuerdo al artículo 2.2.2.25.44 del Decreto 1074 de 2015, todo responsable
y encargado debe designar a una persona o área que “asuma la función de protección de datos personales” y
que dará trámite a las solicitudes de los titulares, para el ejercicio de los derechos a que se refiere la Ley 1581
de 2012 y el decreto.
La función del oficial de Privacidad o del área encargada de protección de datos MILL S.A.S., es velar por la
implementación efectiva de las Políticas y Procedimientos adoptados por ésta para cumplir las normas, así
como la implementación de buenas prácticas de gestión de datos personales dentro de la compañía.
El oficial de Privacidad tendrá la labor de estructurar, diseñar y administrar el programa que permita a la
organización cumplir las normas sobre protección de datos personales, así como establecer los controles de
ese programa, su evaluación y revisión permanente.
X. REGISTRO NACIONAL DE BASE DE DATOS: MILL S.A.S. procede de conformidad con el artículo 25 de la Ley
1581 de 2012 y sus Decretos reglamentarios, en lo concerniente al registro de sus bases de datos y esta Política
de Tratamiento de Datos Personales en el Registro Nacional de bases de datos administrado por la

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Superintendencia de Industria y Comercio de conformidad con el procedimiento estipulado por la Circular 002
de 2015.
XI. ALCANCE Y FINALIDAD DE LAS AUTORIZACIONES OTORGADAS POR LOS TITULARES: Por regla general, el
término de las autorizaciones sobre el uso de los datos personales se entiende por el término de la relación
comercial o de la vinculación a la compañía y mientras se encuentre vigente el desarrollo del objeto social de
la compañía.
Si el titular de Datos Personales es un usuario o cliente activo de MILL S.A.S., no se podrán usar sus datos para
objetivo diferente a la prestación del producto o servicio y para el ofrecimiento de renovaciones posteriores
cuando el servicio tenga esta modalidad.
XII. VIGENCIA DE LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y DE LAS BASES DE DATOS: La
presente política de tratamiento de datos personales rige a partir del 19 de mayo de 2017 con vigencia
indefinida que es el término estipulado en la Cámara de Comercio de Cali para el desarrollo del objeto social
de la empresa y se encontrará a disposición de los titulares a través de correo electrónico.
El periodo de vigencia de las bases de datos de MILL S.A.S. será el mismo periodo estipulado en la Cámara de
Comercio de Cali para el desarrollo del objeto social de la empresa que es indefinido.
Cualquier cambio sustancial en las políticas de Tratamiento de datos personales, se comunicará de forma
oportuna a los títulares de los datos a través de los medios habituales de contacto (envío a través de correo
electrónico.
MILL S.A.S
Juan Manuel Saravia
Representante Legal