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Política de privacidad y tratamiento de Datos

Esta Política contiene las medidas que tomamos en ECOSISTEMA EDUCATIVO VANSA S.A.S/VANSA para asegurar sus Datos Personales y los procedimientos que seguimos frente a la recopilación, uso y divulgación de sus Datos Personales.

  1. INFORMACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: La persona jurídica que directamente o en asocio con otros, toma las decisiones sobre las Bases de Datos y el tratamiento que se les da a las mismas es:

    Razón Social:ECOSISTEMA EDUCATIVO VANSA S.A.S/VANSA

    Número de Identificación Tributaria:901.418.543-1

    Dirección-Domicilio:Calle 90 No 14-26 Oficina 209

    Teléfono:3144436135

    Oficial de Privacidad:Juan Manuel Saravia Vásquez

    E-mail:soporte@vansa.co

    Teléfono:3102383341

    Sitio Web:www.vansa.co

  2. APLICACIÓN Y MARCO REGULATORIO: Fundamentados en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, en la Ley 1581 de 2012 y en los Decretos reglamentarios 1377 de 2013 y 886 de 2014- hoy contenidos en los capítulos 25 y 26 del Decreto Único 1074 de 2015, que desarrollaron el marco general de protección de datos en Colombia; ECOSISTEMA EDUCATIVO VANSA S.A.S/VANSA, ha implementado la presente Política de Tratamiento de Datos personales por la cual se regirán todas las áreas de compañía y los terceros a quienes se encargue el tratamiento de datos personales suministrados a ECOSISTEMA EDUCATIVO VANSA S.A.S/VANSA con el fin de respetar todos los derechos y garantías en cuanto a privacidad de los titulares sobre los que tratamos datos personales y cumplir los parámetros establecidos en las normas mencionadas.

  3. OBLIGATORIEDAD: Esta Política es de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de todos los empleados de ECOSISTEMA EDUCATIVO VANSA S.A.S/VANSA, así como por los contratistas y terceros que obran en nombre de ECOSISTEMA EDUCATIVO VANSA S.A.S/VANSA, incluyendo sus Encargados del Tratamiento. Todos los empleados de ECOSISTEMA EDUCATIVO VANSA S.A.S/VANSA deben observar y respetar esta Política en el cumplimiento de sus funciones. En los casos en que no exista vínculo laboral, se deberá incluir una cláusula contractual para que quienes obren en nombre de ECOSISTEMA EDUCATIVO VANSA S.A.S/VANSA se obliguen a cumplir la Política. El incumplimiento de la misma originará sanciones de tipo laboral o responsabilidad contractual, según el caso, sin perjuicio del deber de responder patrimonialmente por los daños y perjuicios que se causen a los titulares de los datos o a ECOSISTEMA EDUCATIVO VANSA S.A.S/VANSA por el incumplimiento de la Política o el indebido tratamiento de Datos Personales.
    Para todos los efectos, esta Política hará las veces de manual interno de políticas y procedimientos, así como de política de tratamiento de la información, a que se refieren los artículos 17 (literal k), 18 (literal f) y 25 de la Ley 1581 de 2012.

  4. GLOSARIO DE PALABRAS: Las siguientes palabras contenidas en las Política de tratamiento de Datos Personales de ECOSISTEMA EDUCATIVO VANSA S.A.S/VANSA deberán entenderse en el siguiente sentido:
    Afiliada: Incluye a las sociedades con las cuales ECOSISTEMA EDUCATIVO VANSA S.A.S/VANSA comparta uno o varios accionistas.
    Autorización del Titular: Es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que contiene el consentimiento previo, expreso e informado otorgado por el Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales por parte de ECOSISTEMA EDUCATIVO VANSA S.A.S/VANSA.
    Base de Datos: Es el conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de Tratamiento, e incluye archivos físicos, electrónicos y automatizados.
    Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Estos datos se clasifican en sensibles, públicos, privados y semiprivados.
    Dato Personal Público: Son los Datos Personales calificados como tal según los mandatos de la Ley de Protección de Datos Personales y todos aquellos que no sean Datos Semiprivados o Datos Privados. Son públicos, entre otros, los Datos Personales relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, pueden estar contenidos en documentos públicos, registros públicos, gacetas, boletines oficiales y sentencias judiciales, debidamente ejecutoriadas, que no estén sometidas a reserva. Asimismo, son públicos los Datos Personales existentes en el registro mercantil de las Cámaras de Comercio (artículo 26 del Código de Comercio Colombiano). Estos Datos Personales pueden ser obtenidos y ofrecidos sin reserva alguna y sin importar si hacen alusión a información general, privada o personal.
    Dato Personal Privado: Es el Dato Personal que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular. Ejemplos: libros de los comerciantes, documentos privados, información extraída a partir de la inspección del domicilio.
    Dato Personal Semiprivado: Es semiprivado el Dato Personal que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como, entre otros: el Dato Personal referente al cumplimiento e incumplimiento de las obligaciones financieras o los Datos Personales relativos a las relaciones con entidades de seguridad social.
    Dato Sensible: Aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos (huellas dactilares, entre otros).
    Encargado del Tratamiento: Son las personas naturales o jurídicas que por sí mismas o en asocio con otros, realicen el tratamiento de Datos Personales por cuenta de ECOSISTEMA EDUCATIVO VANSA S.A.S/VANSA.
    Ley de Protección de Datos Personales: Significa el artículo 15 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 y los Decretos reglamentarios 1377 de 2013 y 886 de 2014- hoy contenidos en los capítulos 25 y 26 del Decreto Único 1074 de 2015 y cualquier norma colombiana de protección de Datos Personales, seguridad de Datos Personales o privacidad y cualquier legislación colombiana de implementación relacionada con el tema y cualquier ley que regule las llamadas telefónicas de salida, la emisión de correos electrónicos, la emisión de mensajes por fax o cualquier otra ley de protección de Datos Personales relacionada con la comunicación, leyes de seguridad o de privacidad de los Datos Personales.
    Oficial de Privacidad: Persona designada por ECOSISTEMA EDUCATIVO VANSA S.A.S/VANSA que tiene como funciones, entre otras, la protección de los Datos Personales de los Titulares, la vigilancia y control de la operación de la presente Política y dar trámite a las solicitudes de los Titulares que quieran ejercer los derechos a que se refiere la Ley 1581 de 2012 y el presente documento. El Oficial de Privacidad podrá tener otros cargos dentro o fuera de ECOSISTEMA EDUCATIVO VANSA S.A.S/VANSA siempre y cuando cumpla cabalmente con las funciones encomendadas mediante contrato, manual de funciones del Oficial de Privacidad o la Ley 1581 de 2012.
    Política: Significa la presente Política.
    Responsable del Tratamiento: ECOSISTEMA EDUCATIVO VANSA S.A.S/VANSA actúa como responsable frente a todos los Titulares sobre los cuales decida dar Tratamiento a sus Datos Personales, según las Autorizaciones otorgadas por los Titulares.
    Titular: Persona natural a que se refieren los Datos Personales objeto de Tratamiento por parte de ECOSISTEMA EDUCATIVO VANSA S.A.S/VANSA.
    Tratamiento: Es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre los Datos Personales que realice ECOSISTEMA EDUCATIVO VANSA S.A.S/VANSA directamente o a través de Encargados del Tratamiento, independientemente de si se realizan por medios automáticos o no, tales como recopilación, registro, organización, estructuración, almacenamiento, acceso, adaptación o alteración, recuperación, consulta, utilización, divulgación por emisión, difusión o facilitación de algún otro modo, evaluación, análisis, notificación, divulgación, alineación o combinación, restricción, supresión o destrucción.
    Transmisión de Datos Personales: Es la comunicación de los Datos Personales a un Encargado del Tratamiento, dentro o fuera de Colombia, en este último caso, siempre y cuando la Ley de Protección de Datos Personales lo permita, con el propósito que éste realice un Tratamiento por cuenta de ECOSISTEMA EDUCATIVO VANSA S.A.S/VANSA.
    Transferencia de Datos Personales: Ocurrirá cuando ECOSISTEMA EDUCATIVO VANSA S.A.S/VANSA y/o sus Encargados del Tratamiento envíen los Datos Personales a un receptor que a su vez es Responsable del Tratamiento que puede estar ubicado en Colombia o en el exterior, en este último, siempre y cuando la Ley de Protección de Datos Personales lo permita.
    Violación de Datos Personales: Significa la destrucción, la pérdida, la alteración, la divulgación no autorizada o el acceso accidental o ilegal a Datos Personales, incluyendo por violación de los códigos de seguridad de ECOSISTEMA EDUCATIVO VANSA S.A.S/VANSA y/o cualquiera de sus Encargados del Tratamiento.

  5. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: El Tratamiento de Datos Personales debe realizarse respetando la Ley de Protección de Datos Personales, así como ejecutando actividades permitidas por dicha ley. En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente Política, se aplicarán de manera armónica e integral los siguientes principios:
     

    5.1.Principios relacionados con la recolección de Datos Personales:

     

    5.1.1Principio de libertad: Salvo norma legal en contrario, la recolección de los Datos Personales solo puede realizarse con la Autorización del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previo consentimiento, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. Se deberá informar al Titular de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada y, por tanto, no podrán recopilarse Datos Personales sin la especificación sobre la finalidad de su Tratamiento. El principio de libertad debe observarse tanto para el caso de los Datos Personales que se recolectan a través de formatos, como los que hacen parte de los anexos o documentos que los Titulares entregan a ECOSISTEMA EDUCATIVO VANSA S.A.S/VANSA. No se podrán utilizar medios engañosos o fraudulentos para recolectar y realizar Tratamiento de Datos Personales.

    5.1.2Principio de limitación de la recolección: Solo deben recolectarse los Datos Personales que sean estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades del Tratamiento, de tal forma que se encuentra prohibido el registro y divulgación de Datos Personales que no guarden estrecha relación con el objetivo del Tratamiento. En consecuencia, debe hacerse todo lo razonablemente posible para limitar el procesamiento de Datos Personales al mínimo necesario. Es decir, los Datos Personales deberán ser: (i) adecuados, (ii) pertinentes, y (iii) acordes con las finalidades para las cuales fueron previstos.

     

    5.2Principios relacionados con el uso de Datos Personales:

     

    5.2.1Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Ley de Protección de Datos Personales, la cual debe ser informada al Titular. Se deberá comunicar al Titular del Dato de manera clara, suficiente y previa la finalidad de la información suministrada y, por tanto, no podrán recopilarse Datos Personales sin una finalidad específica. Los Datos Personales deben ser tratados de acuerdo con los usos autorizados. Si con el tiempo el uso de los Datos Personales cambia a formas que la persona no espera, es necesario obtener nuevamente el consentimiento previo del Titular.

    5.2.2Principio de temporalidad: Los Datos Personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir la finalidad de su Tratamiento, así como las exigencias legales o instrucciones de autoridades de vigilancia y control u otras autoridades competentes. Los Datos Personales serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.
    Para determinar el término del Tratamiento se considerarán las normas aplicables a cada finalidad y los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida o alcanzada la o las finalidades, se procederá a la supresión de los Datos Personales.

    5.2.3Principio de no discriminación: Queda prohibido realizar cualquier acto de discriminación derivado de las informaciones recaudadas en las bases de datos o archivos. 5.2.4. Principio de reparación: Es obligación indemnizar los perjuicios causados por las posibles fallas en el Tratamiento de Datos Personales.

    5.2.4Principio de reparación: Es obligación indemnizar los perjuicios causados por las posibles fallas en el Tratamiento de Datos Personales.

     

    5.3Principios relacionados con la calidad de la información:

     

    5.3.1Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de Datos Personales parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. Se deberán adoptar medidas razonables para asegurar que los Datos Personales sean precisos y suficientes y, cuando así lo solicite el Titular o cuando ECOSISTEMA EDUCATIVO VANSA S.A.S/VANSA lo determine, sean actualizados, rectificados o suprimidos, de ser procedente.

     

    5.4Principios relacionados con la protección, el acceso y la circulación de Datos Personales:

     

    5.4.1Principio de seguridad: Las personas indicadas en el capítulo III de esta Política deben cumplir con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias que establezca ECOSISTEMA EDUCATIVO VANSA S.A.S/VANSA para otorgar seguridad a los Datos Personales, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

    5.4.2Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de Datos Personales que le conciernan.

    5.4.3Principio de acceso y circulación restringida: Solo se permitirá acceso a y solo se pueden enviar o suministrar los Datos Personales a las siguientes personas:

    (i)Al Titular.

    (ii)A las personas autorizadas por el Titular.

    (iii)A las personas que por mandato legal u orden judicial sean autorizadas para conocer la información del Titular.

    (iv)A las demás personas legitimadas según lo indica el artículo 20 del Decreto 1377.


    En todos los casos, antes de dar acceso a los Datos Personales, se debe establecer con certeza y suficiencia la identidad de la persona que solicita conocer los Datos Personales.

    Los Datos Personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la Ley de Protección de Datos Personales y a la presente Política.

    Se podrá suministrar Datos Personales a las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, en este último caso, de conformidad con lo siguiente, según la Corte Constitucional:

     

    (i)En primer lugar, la entidad pública o administrativa debe justificar su solicitud indicando el vínculo entre la necesidad de obtener el Dato Personal y el cumplimiento de sus funciones constitucionales o legales.

    (ii)En segundo lugar, con la entrega de la información se le informará a la entidad pública o administrativa que, como responsable del Tratamiento, debe cumplir con los deberes y obligaciones que le impone la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias. La entidad administrativa receptora de los Datos Personales debe cumplir con las obligaciones de protección y las garantías que se derivan de la citada Ley, en especial la observancia de los principios de finalidad, uso legítimo, circulación restringida, confidencialidad y seguridad.

     

    5.4.4Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales, que no tengan la naturaleza de públicas, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de Datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.

  6. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES: La finalidad o propósito para el cual serán recolectados los Datos Personales por parte de ECOSISTEMA EDUCATIVO VANSA S.A.S/VANSA deberán ser los establecidos en la respectiva Autorización otorgada por el Titular.

    A continuación, se indican las finalidades que podrán autorizar los Titulares para el Tratamiento de sus Datos Personales por ECOSISTEMA EDUCATIVO VANSA S.A.S/VANSA:

    6.1.Clientes y usuarios de los cursos de capacitación virtual y de las herramientas de tecnología, proveedores/contratistas y otros:En relación con personas naturales que (i) han adquirido o planean adquirir productos y/o servicios de ECOSISTEMA EDUCATIVO VANSA S.A.S/VANSA o que representan u obran en nombre de empresas que tienen o planean tener dicho vínculo con ECOSISTEMA EDUCATIVO VANSA S.A.S/VANSA, (ii) tienen o planean crear un vínculo contractual y/o comercial como proveedores y/o contratistas de ECOSISTEMA EDUCATIVO VANSA S.A.S/VANSA o que representan u obran en nombre de empresas que tienen o planean tener dicho vínculo con ECOSISTEMA EDUCATIVO VANSA S.A.S/VANSA; y (iii) demás personas que de manera voluntaria y en ejercicio de sus derechos han suministrado o suministrarán directamente sus Datos Personales a ECOSISTEMA EDUCATIVO VANSA S.A.S/VANSA porque desean o requieren tener contacto con esta, el Tratamiento tiene como finalidad:

     

    (i)Desarrollar el objeto social de ECOSISTEMA EDUCATIVO VANSA S.A.S., incluyendo prestar adecuadamente sus servicios;

    (ii)Negociar, celebrar y ejecutar contratos celebrados, incluyendo envío de correspondencia, atención y trámite de solicitudes de clientes y, en general, servicio al cliente;

    (iii)Elaborar estudios técnico-actuariales, encuestas, análisis de tendencias de mercado, levantamiento de registros estadísticos, análisis de preferencias y gustos, perfilamiento de los clientes y, en general, cualquier estudio técnico o de campo relacionado con los productos y servicios de ECOSISTEMA EDUCATIVO VANSA S.A.S., incluyendo el E-Learning y/o Cursos de Capacitación On line, tales como los ofrecidos por ECOSISTEMA EDUCATIVO VANSA S.A.S. a través de la Plataforma LMS;

    (iv)Enviar ofertas de cursos, contenidos, servicios, novedades y/o noticias relacionadas con los productos y/o servicios ofrecidos por ECOSISTEMA EDUCATIVO VANSA S.A.S., incluyendo de la plataforma LMS, comunicaciones comerciales y promocionales de cualquier clase relacionadas con los mismos y, en general, actividades de fidelización de clientes, a través de cualquier medio, tales como correo electrónico, mensajes de texto (SMS) y/o llamadas telefónicas (teléfonos fijos o móviles), incluyendo, pero sin limitarse a, ofertas de productos y servicios propios o de compañías con las que ECOSISTEMA EDUCATIVO VANSA S.A.S. tenga algún convenio o relación;

    (v)Crear Bases de Datos de acuerdo con las características y perfiles de los titulares de los Datos Personales, todo de acuerdo con lo dispuesto en la ley aplicable;

    (vi)Gestión legal; y

    (vii)Realizar actividades administrativas, tales como procesos internos, facturación, recaudo, cobro persuasivo jurídico o pre jurídico, registros contables, pagos y gestión de certificaciones, según el caso.


    Con su Autorización, el cliente Titular autoriza a ECOSISTEMA EDUCATIVO VANSA S.A.S/VANSA a:
     

    (i)Transferir total o parcialmente Datos Personales, a cualquier título y como resultado de la figura legal que corresponda, incluyendo cesión de posición contractual, a personas nacionales y/o extranjeras, siempre y cuando el tratamiento y finalidades sea igual o similar al aquí establecido, y, en el caso de personas extranjeras, que estas se encuentren en jurisdicciones autorizadas por las autoridades colombianas para recibir Datos Personales;

    (ii)Compartir Datos Personales con sus aliados comerciales y afiliadas o sociedades con las cuales comparta uno o varios accionistas, a efectos de generar valor agregado en la gestión propia de ECOSISTEMA EDUCATIVO VANSA S.A.S./VANSA y sus Afiliadas; y

    (iii)Contactar a las personas y/o entidades que ECOSISTEMA EDUCATIVO VANSA S.A.S. considere pertinentes, con el fin de verificar Datos Personales y demás información que le haya suministrado, autorización que comprende el que se indique a dichas personas y/o entidades que su información fue suministrada por mí para los fines ya indicados, en caso de que así le haya suministrado dicha información a ECOSISTEMA EDUCATIVO VANSA S.A.S.

     

    6.2.Empleados y exempleados: En relación con las personas naturales que actualmente se encuentran vinculadas laboralmente y aquellas que estuvieron vinculadas laboralmente en el pasado a ECOSISTEMA EDUCATIVO VANSA S.A.S/VANSA, el Tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones legales y reglamentarias en materia laboral y tributaria, así como: (i) la gestión de nómina y pagos de aportes al sistema de seguridad social y de pensiones; (ii) el registro y control del personal; (iii) la ejecución de la relación contractual; (iv) reportes a autoridades de control y vigilancia; (v) cumplimento de instrucciones de las autoridades judiciales y/o administrativas competentes; (vi) implementación de políticas y estrategias laborales y organizacionales; (vi) implementación de programas y realización de actividades orientadas al bienestar y desarrollo del talento humano; (vii) prevención de riesgos laborales; (viii) gestión legal; (ix) otros fines administrativos y de contacto.

     

    6.3.Candidatos: En el caso de personas naturales que hayan iniciado algún proceso de selección de personal para vincularse laboralmente a ECOSISTEMA EDUCATIVO VANSA S.A.S/VANSA, su Tratamiento tiene como finalidad: (i) la adopción de medidas tendientes a la prevención de actividades ilícitas, incluyendo actividades relacionadas con el lavado de activos y el financiamiento del terrorismo; (ii) contacto; (iii) evaluar las características y circunstancias de los candidatos a un determinado cargo dentro de la estructura de ECOSISTEMA EDUCATIVO VANSA S.A.S/VANSA; (iv) corroborar que la información proporcionada por el aspirante sea correcta; (v) entre otras actividades relacionadas con el reclutamiento y selección de personal.

  7. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES: Los Titulares de los Datos Personales objeto de Tratamiento por ECOSISTEMA EDUCATIVO VANSA S.A.S/VANSA tienen los derechos consagrados en la Ley de Protección de Datos Personales y, en particular, los siguientes:
     

    a)Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales. Estos derechos los podrán ejercer, entre otros, frente a Datos Personales parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado por los Titulares.

    b)Solicitar prueba de la Autorización otorgada a ECOSISTEMA EDUCATIVO VANSA S.A.S/VANSA, salvo cuando se exceptúe expresamente como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

    c)Ser informado por ECOSISTEMA EDUCATIVO VANSA S.A.S/VANSA o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus Datos Personales.

    d)Acceder en forma gratuita al menos cada mes calendario a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

    e)Revocar la Autorización de Tratamiento y/o solicitar a ECOSISTEMA EDUCATIVO VANSA S.A.S/VANSA la supresión de sus Datos Personales mediante presentación de reclamo escrito de conformidad con el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 y con el Titulo VI de la presente Política, en los siguientes casos:

    1)Cuando considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley de Protección de Datos Personales.

    2)Cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.

    3)Cuando se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para el cual fueron recolectados.


    Excepciones al Derecho de Revocatoria de la Autorización y/o la Supresión de Datos Personales: El derecho de revocatoria de la Autorización y/o supresión de Datos Personales objeto de Tratamiento por parte de ECOSISTEMA EDUCATIVO VANSA S.A.S/VANSA no es absoluto para los Titulares de Datos Personales y ECOSISTEMA EDUCATIVO VANSA S.A.S/VANSA puede negar el ejercicio de los mismos cuando:
     

    a)ECOSISTEMA EDUCATIVO VANSA S.A.S/VANSA tenga la obligación legal de mantener los Datos Personales del y/o el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos.

    b)La eliminación de Datos Personales obstaculice actuaciones judiciales y/o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.

    c)Los Datos Personales sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.


    Sin perjuicio de lo anterior, la supresión de Datos Personales implica la eliminación total o parcial de Datos Personales de acuerdo con lo solicitado por el Titular de los registros, archivos, Bases de Datos o bases para el Tratamiento realizado por ECOSISTEMA EDUCATIVO VANSA S.A.S/VANSA.

    Sin perjuicio de lo anterior, la revocación de la Autorización o supresión de los Datos Personales podrá solicitarse sobre la totalidad o parte de los Datos Personales que comprenden la Autorización otorgada por el Titular de que trata el presente documento de Política de Tratamiento de Datos Personales mas no respecto de los datos regulados al amparo de la Ley 1266 de 2008 y/o cualquiera otra norma que la adicione, modifique o derogue.

    Las personas que podrán ejercer los derechos establecidos en la Ley son:

     

    1. El Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición ECOSISTEMA EDUCATIVO VANSA S.A.S/VANSA.

    2. Sus causahabientes, quienes deberán acreditar dicha calidad.

    3. Los representantes, en caso de que el Titular actúe por medio de apoderado, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

    4. Por estipulación a favor de otro o para otro.

  8. DEBERES DE ECOSISTEMA EDUCATIVO VANSA S.A.S/VANSA CUANDO OBRA COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: Todos los obligados a observar esta Política han de tener presente que ECOSISTEMA EDUCATIVO VANSA S.A.S/VANSA debe cumplir los deberes impuestos por la Ley de Protección de Datos Personales. Por ende, deben obrar de tal forma que cumplan las siguientes obligaciones:
     

    8.1.Deberes de ECOSISTEMA EDUCATIVO VANSA S.A.S/VANSA respecto del Titular del Dato:

     

    8.1.1Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta Política y en la Ley de Protección de Datos Personales, copia de la respectiva Autorización otorgada por el Titular.

    8.1.2Informar de manera clara y suficiente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la Autorización otorgada. >

    8.1.3Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data, es decir, conocer, actualizar o rectificar sus Datos Personales.

    8.1.4Informar, a solicitud del Titular, sobre el uso dado a sus Datos Personales.
    Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente Política y en la Ley de Protección de Datos Personales.

     

    8.2.Deberes de ECOSISTEMA EDUCATIVO VANSA S.A.S/VANSA respecto de la calidad, seguridad y confidencialidad de los Datos Personales:

     

    8.2.1Observar los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en esta Política.

    8.2.2Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

    8.2.3Actualizar la información cuando sea necesario.

    8.2.4Rectificar los Datos Personales cuando ello sea procedente.

     

    8.3.Deberes de ECOSISTEMA EDUCATIVO VANSA S.A.S/VANSA cuando realiza el Tratamiento a través de un Encargado:

     

    8.3.1Suministrar al Encargado del Tratamiento únicamente los Datos Personales cuyo Tratamiento esté previamente autorizado. Cuando se trate de Transmisiones nacionales e internacionales, se deberá suscribir un contrato de Transmisión de Datos Personales o pactar cláusulas contractuales que contengan lo dispuesto en el artículo 25 del Decreto 1377.

    8.3.2Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

    8.3.3Comunicar de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los Datos Personales que previamente le haya suministrado, y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.

    8.3.4Informar de manera oportuna al Encargado del Tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los Datos Personales, para que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes.

    8.3.5Exigir al Encargado del Tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular del Dato.

    8.3.6Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

     

    8.4.Deberes de ECOSISTEMA EDUCATIVO VANSA S.A.S/VANSA respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio:

     

    8.4.1Informarle acerca de las eventuales violaciones a los códigos de seguridad y cuando existan riesgos en la administración de la información de los Titulares de Datos.

    8.4.2Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

  9. DE LA AUTORIZACIÓN DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:

    La Ley de Protección de Datos Personales exige que la Autorización para recolectar Datos Personales sea informada de manera previa y expresa. Así las cosas, los obligados a cumplir con esta Política deberán obtener de parte del Titular su Autorización previa, expresa e informada para el Tratamiento de sus Datos Personales.

    La Autorización no es necesaria cuando se trate de: (i) Datos Personales Públicos, (ii) Tratamiento de información para fines históricos, estadísticos o científicos, en los cuales no se vincule la información a una persona específica; y (iii) Datos Personales relacionados con el Registro Civil de las personas.

    En cumplimiento de la Ley de Protección de Datos Personales, se prohíbe el Tratamiento de Datos Personales de menores de edad, razón por la cual se encuentra prohibido el Tratamiento de dichos Datos Personales.

    Para obtener la Autorización se deberán seguir las siguientes instrucciones:

    (a)En primer lugar, antes de que la persona autorice el Tratamiento de sus Datos Personales, es necesario informarle de forma clara y expresa lo siguiente:

     

    (i)El Tratamiento al cual serán sometidos sus Datos Personales y la finalidad del mismo.

    (ii)El carácter facultativo de sus respuestas a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre Datos Sensibles.

    (iii)Los derechos que le asisten como Titular, previstos en la Ley de Protección de Datos Personales.

    (iv)La identificación, dirección física o electrónica y teléfono de ECOSISTEMA EDUCATIVO VANSA S.A.S/VANSA.

     

    (b)En primer lugar, antes de que la persona autorice el Tratamiento de sus Datos Personales, es necesario informarle de forma clara y expresa lo siguiente:



    Se debe dejar prueba del cumplimiento de la obligación de informar y del consentimiento otorgado por el Titular. Si el Titular solicita copia de estos, ECOSISTEMA EDUCATIVO VANSA S.A.S/VANSA debe suministrárselas.

    La Autorización también podrá obtenerse a partir de conductas inequívocas del Titular, que permitan concluir de manera razonable que este otorgó su consentimiento para el Tratamiento de sus Datos Personales. Dicha(s) conducta(s) debe(n) ser muy clara(s), de manera que no admita(n) duda o equivocación sobre la voluntad de autorizar el Tratamiento. En ningún caso el silencio del Titular del Dato podrá considerarse como una conducta inequívoca.

    Se encuentran legitimados para otorgar el consentimiento:

     

    (i)El Titular del Dato, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que ECOSISTEMA EDUCATIVO VANSA S.A.S/VANSA. ponga a su disposición.

    (ii)Los causahabientes del Titular del Dato, quienes deberán acreditar tal calidad.

    (iii)El representante y/o apoderado del Titular del Dato, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

    (iv)La Autorización también podrá otorgarse cuando se den casos de estipulación a favor de otro o para otro.

  10. DATOS PERSONALES SENSIBLES:

    En términos generales, ECOSISTEMA EDUCATIVO VANSA S.A.S/VANSA no realiza Tratamiento de Datos Sensibles. Sin embargo, en casos excepcionales, podrá realizar el tratamiento de los mismos cuando:

    Cuando se trate de la recolección de Datos Sensibles, se deben cumplir los siguientes requisitos:

     

    (i)La Autorización debe ser explícita.

    (ii)Se debe informar al Titular que por tratarse de Datos Sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.

    (iii)Se debe informar de forma explícita y previa al Titular cuáles de los Datos Personales que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento.


    Ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular del Dato suministre Datos Personales Sensibles.

  11. PROCEDIMIENTO DE CONSULTAS Y RECLAMOS:
     

    11.1.Procedimiento de Consultas:

     

    11.1.1Derechos Garantizados: Mediante la presente Política, ECOSISTEMA EDUCATIVO VANSA S.A.S/VANSA y sus Encargados del Tratamiento, garantizan a los Titulares de Datos Personales objeto de Tratamiento, el derecho de consultar toda la información contenida en su registro individual y toda aquella que esté vinculada con su identificación, conforme se establece en el literal a) capítulo VII de la presente Política.

    11.1.2Responsable de Atención de Consultas: El responsable de atender estas solicitudes será el Oficial de Privacidad de ECOSISTEMA EDUCATIVO VANSA S.A.S/VANSA, quien recibirá y dará trámite a las solicitudes que se reciban, en los términos, plazos y condiciones establecidos en la Ley de Tratamiento de Datos Personales y en la presente Política.

    11.1.3Medios de Recepción de Solicitudes de Consulta: El Titular podrá remitir su consulta a la dirección de correo: soporte@vansa.co, mediante comunicación telefónica al teléfono 310 2383341 o, mediante presentación de solicitud escrita en nuestras oficinas ubicadas en la Calle 90 No 14-26 Oficina 209 de Bogotá.

    11.1.4Plazos de Respuesta a Consultas: Las solicitudes recibidas mediante los anteriores medios, serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo.

    11.1.5Prórroga del Plazo de Respuesta: En caso de imposibilidad de atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

     

    11.2.Procedimiento de Reclamos:

     

    11.2.1Derechos Garantizados Mediante el Procedimiento de Reclamos:

     

    11.2.1.1Corrección y Actualización: ECOSISTEMA EDUCATIVO VANSA S.A.S/VANSA y los Encargados del Tratamiento, garantizan a los Titulares de Datos Personales contenidos en sus Bases de Datos objeto de Tratamiento el derecho de corregir y actualizar los Datos Personales objeto de Tratamiento, mediante presentación de reclamación, cuando se cumplan los parámetros establecidos por la Ley de Protección de Datos Personales o los señalados en el literal a) Capítulo VII de las presente Políticas de Tratamiento de Datos Personales para que sea procedente la solicitud de corrección y/o actualización.

    11.2.1.2Revocatoria de la Autorización o Supresión de los Datos Personales: ECOSISTEMA EDUCATIVO VANSA S.A.S/VANSA y sus Encargados del Tratamiento, garantizan a los Titulares de Datos Personales objeto de Tratamiento el derecho de revocar la Autorización y/o solicitar la supresión de los Datos Personales contenidos en su registro individual o toda aquella que esté vinculada con su identificación, cuando se cumplan los parámetros establecidos por la Ley de Protección de Datos Personales o los señalados en el literal e) capítulo VII de la presente Política. Así mismo, se garantiza el derecho de presentar reclamos cuando adviertan el presunto incumplimiento de la Ley de Protección de Datos Personales o de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.

     

    11.2.2Responsable de Atención de Reclamos: El responsable de atender los reclamos presentados por los Titulares será el Oficial de Privacidad de ECOSISTEMA EDUCATIVO VANSA S.A.S/VANSA, quien recibirá y dará trámite a los reclamos que se reciban, en los términos, plazos y condiciones establecidos en la Ley de Protección de Datos Personales y en la presente Política.

     

    11.2.3Medios de Recepción y Requisitos Legales de los Reclamos: El Titular podrá remitir su reclamación a la dirección de correo electrónico: soporte@vansa.co, mediante comunicación telefónica al teléfono 310 2383341 o, mediante radicación escrita en nuestras oficinas ubicadas en la Calle 90 No 14-26 Oficina 209 de Bogotá.
    Las reclamaciones presentadas deberán contener como mínimo la siguiente información:

     

    11.2.3.1Identificación del Titular;

    11.2.3.2Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo;

    11.2.3.3Dirección del Titular;

    11.2.3.4Documentos que se quieran hacer valer.

     

    11.2.4Reclamación sin Cumplimiento de Requisitos Legales: En caso que la reclamación se presente sin el cumplimiento de los anteriores requisitos legales, se solicitará al reclamante dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo, para que se subsane las fallas y presente la información o documentos faltantes.

     

    11.2.5Desistimiento del Reclamos: Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

     

    11.2.6Recepción de reclamos que no correspondan a la empresa: En caso que ECOSISTEMA EDUCATIVO VANSA S.A.S/VANSA reciba un reclamo dirigido a otra organización, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días habiles e informará de la situación al reclamante.

     

    11.2.7Inclusión de Leyenda en la Base de Datos: Recibida la reclamación de forma completa, en un término máximo de dos (2) días hábiles contados desde la recepción, ECOSISTEMA EDUCATIVO VANSA S.A.S/VANSA incluirá en la Base de Datos donde se encuentren los Datos Personales del Titular, una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

     

    11.2.8Plazos de Respuesta a los Reclamos: El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.

     

    11.2.9Prorroga del plazo de Respuesta: Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en níngun caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

     

    11.2.10Procedimiento de Supresión de Datos Personales: En caso de resultar procedente la supresión de los Datos Personales del Titular conforme a la reclamación presentada, ECOSISTEMA EDUCATIVO VANSA S.A.S/VANSA, deberá realizar operativamente la supresión del tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información. Sin embargo, el Titular deberá tener en cuenta que en algunos casos cierta información deberá permanecer en registros históricos, por cumplimiemto de deberes legales de la organización, por lo que supresión versará frente al Tratamiento activo de los mismos y de acuerdo a la solicitud del Titular.

  12. TRANSMISIÓN O TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES: En los casos en que ECOSISTEMA EDUCATIVO VANSA S.A.S/VANSA realice una Transmisión o Transferencia de Datos Personales de Titulares que reposan en sus Bases de Datos a otro país, siempre y cuando la Ley de Protección de Datos Personales lo permita, deberá contar con la Autorización del Titular de los Datos Personales objeto de Transmisión o Transferencia. Salvo que la Ley de Protección de Datos Personales diga lo contrario, es presupuesto necesario la exitencia de dicha Autorización para efectuar la circulación internacional de datos. En este sentido, los obligados a cumplir esta Política deberán verificar que se cuenta con la Autorización previa, expresa e inequívoca del Títular que permita la Transmisión o Transferencia de sus Datos Personales. La Transmisión o Transferencia internacional de Datos Personales se realizará únicamente a terceros con quien ECOSISTEMA EDUCATIVO VANSA S.A.S/VANSA tenga vínculo contractual, comercial y/o legal y siempre y cuando la Ley de Protección de Datos Personales lo permita.

  13. ACEPTACIÓN DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: Los Titulares de los Datos Personales objeto de Tratamiento por parte de ECOSISTEMA EDUCATIVO VANSA S.A.S/VANSA aceptan el Tratamiento de sus Datos Personales, conforme a los términos de la presente Política y ECOSISTEMA EDUCATIVO VANSA S.A.S/VANSA podrá continuar realizando el Tratamiento de los Datos Personales para las finalidades descritas, si no ejercen su derecho de revocar o suprimir.

  14. OFICIAL DE PRIVACIDAD: De acuerdo al artículo 2.2.2.25.44 del Decreto 1074 de 2015, todo responsable y encargado debe designar a una persona o área que “asuma la función de protección de datos personales” y que dará trámite a las solicitudes de los Titulares, para el ejercicio de los derechos a que se refiere la Ley de Protección de Datos Personales.

    La función del Oficial de Privacidad es velar por la implementación efectiva de la Política de Tratamiento de Datos Personales adoptados por ésta para cumplir las normas, así como la implementación de buenas prácticas de Tratamiento de Datos Personales dentro de la compañía.

    El Oficial de Privacidad tendrá la labor de estructurar, diseñar y administrar el programa que permita a la organización cumplir la Leyde Protección de Datos Personales, así como establecer los controles de ese programa, su evaluación y revisión permanente.

     

  15. REGISTRO NACIONAL DE BASE DE DATOS:: ECOSISTEMA EDUCATIVO VANSA S.A.S/VANSA procede de conformidad con el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos reglamentarios, en lo concerniente al registro de sus Bases de Datos y esta Política en el Registro Nacional de Bases de Datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio, de conformidad con el procedimiento estipulado por la Circular 002 de 2015.

  16. VIOLACIÓN O RIESGO DE ADMINISTRACIÓN DE DATOS PERSONALES: En cumplimiento de la Ley de Protección de Datos Personales, en caso de que se presente Violación de Datos Personales o exista riesgo en la administración de Datos Personales, ECOSISTEMA EDUCATIVO VANSA S.A.S/VANSA así se lo informará a la Superintendencia de Industria y Comercio.

  17. ALCANCE Y FINALIDAD DE LAS AUTORIZACIONES OTORGADAS POR LOS TITULARES: El término de las Autorizaciones sobre el uso de los Datos Personales se entiende por el término de la relación comercial o de la vinculación a la compañía y mientras ECOSISTEMA EDUCATIVO VANSA S.A.S/VANSA preste alguno de los servicios que se encuentra prestando a la fecha de la presente Política.

  18. VIGENCIA DE ESTA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y DE LAS BASES DE DATOS: La presente Política rige a partir del 20 de agoto de 2020 con vigencia indefinida, que es el término estipulado en la Cámara de Comercio de Bogotá para el desarrollo del objeto social de la empresa y se encontrará a disposición de los Titulares a través de la página web https://www.vansa.co.


El periodo de vigencia de las Bases de Datos de ECOSISTEMA EDUCATIVO VANSA S.A.S/VANSA será el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades del Tratamiento, teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 11 del Decreto 1377, y que los Datos Personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

ECOSISTEMA EDUCATIVO VANSA S.A.S/VANSA se reserva el derecho a modificar la presente Política en cualquier momento. Toda modificación entrará en vigencia y tendrá efectos frente a terceros desde su publicación en el canal correspondiente. En consecuencia, se recomienda a los clientes y otros interesados visitar y consultar frecuentemente página web https://www.vansa.co, en el módulo correspondiente, para conocer los cambios.

Cualquier cambio en la Política de Tratamiento de Datos Personales, se comunicará de forma oportuna a los Titulares a través de la página web https://www.vansa.co.

La modificación más reciente de esta Política es del 18 de junio de 2023.

ECOSISTEMA EDUCATIVO VANSA S.A.S
Juan Manuel Saravia Vásquez
Representante Legal

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